機(jī)匯SCM：采購(gòu)部門的數(shù)字化轉(zhuǎn)型

采購(gòu)數(shù)字化借助大數(shù)據(jù)、流程自動(dòng)化等新一代信息技術(shù)，以降本增效為核心目標(biāo)，對(duì)采購(gòu)需求計(jì)劃、尋源、訂單執(zhí)行、財(cái)務(wù)對(duì)賬、供應(yīng)商管理等采購(gòu)全流程進(jìn)行了從線下到線上的深刻轉(zhuǎn)型。這一轉(zhuǎn)型旨在構(gòu)建一個(gè)在線、規(guī)范、透明、決策智能、內(nèi)外協(xié)同的新型企業(yè)采購(gòu)管理體系，從而顯著提升供應(yīng)鏈的響應(yīng)速度和協(xié)同效率。

在采購(gòu)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的道路上，企業(yè)需要內(nèi)外兼修，雙管齊下。對(duì)內(nèi)，企業(yè)應(yīng)著手搭建采購(gòu)需求管理中心，這一中心將集成ERP（企業(yè)資源計(jì)劃）、WMS（倉(cāng)庫管理系統(tǒng)）等各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)，打破信息孤島，促進(jìn)部門間與系統(tǒng)間的無縫協(xié)作。通過這一舉措，企業(yè)能夠確保采購(gòu)需求與生產(chǎn)計(jì)劃、庫存狀況等信息的實(shí)時(shí)同步，為精準(zhǔn)采購(gòu)提供有力支撐。

對(duì)外，企業(yè)則需改變采購(gòu)人員與供應(yīng)商的互動(dòng)模式，引入合規(guī)統(tǒng)一的在線互聯(lián)協(xié)作平臺(tái)。這一平臺(tái)將采購(gòu)流程透明化、可控化，使得采購(gòu)人員與供應(yīng)商之間的溝通與協(xié)作更加高效、便捷。通過減少紙質(zhì)文檔、郵件、微信等低效溝通方式，企業(yè)能夠大幅降低采購(gòu)周期，提高采購(gòu)效率。

在采購(gòu)數(shù)字化的核心體系中，SRM（供應(yīng)商關(guān)系管理）、ERP與SCM（供應(yīng)鏈管理）三大系統(tǒng)發(fā)揮著舉足輕重的作用。SRM系統(tǒng)致力于改善企業(yè)與供應(yīng)商之間的關(guān)系，貫穿采購(gòu)全流程，成為支撐采購(gòu)數(shù)字化管理的基石。它通過集成ERP、SCM等系統(tǒng)，打破上下游供應(yīng)鏈的壁壘，確保供應(yīng)鏈的連續(xù)性與穩(wěn)定性。

1.SRM（供應(yīng)商關(guān)系管理）

用于改善企業(yè)與供應(yīng)商之間的關(guān)系，是一種致力于實(shí)現(xiàn)與供應(yīng)商建立和維持長(zhǎng)久、緊密伙伴關(guān)系的管理思想和軟件技術(shù)的解決方案，同時(shí)也是一種先進(jìn)的管理思想和方法。

它貫穿采購(gòu)需求管理、尋源、訂單、合同、收發(fā)貨入庫、對(duì)賬付款以及供應(yīng)商全生命周期管理的采購(gòu)全流程，是支撐采購(gòu)數(shù)字化管理的核心系統(tǒng)。通常來說，需要將 SRM 系統(tǒng)與 ERP、SCM 做集成，以打通上下游供應(yīng)鏈的壁壘，保持供應(yīng)鏈的連續(xù)性與穩(wěn)定性。

2.ERP（企業(yè)資源計(jì)劃）

是針對(duì)物資資源管理（物流）、人力資源管理（人流）、財(cái)務(wù)資源管理（財(cái)流）、信息資源管理（信息流）集成一體化的企業(yè)管理軟件。簡(jiǎn)而言之，就是對(duì)企業(yè)人、財(cái)、物、信息資源的管理。ERP 系統(tǒng)中包含采購(gòu)管理的模塊，通常用于采購(gòu)需求管理、供應(yīng)商檔案管理等企業(yè)內(nèi)部流程和數(shù)據(jù)的管理，但是采購(gòu)流程的精細(xì)化程度不夠，缺乏外部協(xié)同屬性。在只有 ERP 系統(tǒng)的情況下，采購(gòu)部與供應(yīng)商的協(xié)作主要是通過郵件、微信、excel、紙質(zhì)文檔，導(dǎo)致采購(gòu)人員需要多次重復(fù)將供應(yīng)商的數(shù)據(jù)手工錄入并人工匯總。

3.SCM（供應(yīng)鏈管理）

是對(duì)供應(yīng)鏈上從供應(yīng)商、生產(chǎn)廠家、分銷商到零售商等的物流進(jìn)行計(jì)劃和控制，讓采購(gòu)來的生產(chǎn)資料以高效的方式通過生產(chǎn)、分銷環(huán)節(jié)變成增值的產(chǎn)品，最后到達(dá)有消費(fèi)需求的消費(fèi)者手中。采購(gòu)管理是 SCM 的一個(gè)環(huán)節(jié)，區(qū)別于 SRM 系統(tǒng)，SCM 系統(tǒng)中更多關(guān)注的是產(chǎn)品交付的過程，即從原料采購(gòu)周期、生產(chǎn)周期到售運(yùn)周期的產(chǎn)品全過程管理，重視上下游環(huán)節(jié)的協(xié)同與穩(wěn)定。

總的來說，SRM、ERP與SCM三大系統(tǒng)在企業(yè)采購(gòu)數(shù)字化管理中各司其職、相互協(xié)作，共同推動(dòng)著企業(yè)采購(gòu)管理體系的高效運(yùn)行。

1.流程化初期階段（20世紀(jì)60年代至90年代）

在這一階段，采購(gòu)管理主要依賴于傳統(tǒng)的紙筆記錄和人力傳遞信息，如車馬遞送文件。隨著現(xiàn)代化工具的逐步引入，采購(gòu)流程開始得到提升。企業(yè)采購(gòu)人員開始利用線下會(huì)議、郵件、傳真以及電話等通訊手段與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，并逐漸形成了一套相對(duì)固定的采購(gòu)管理流程，用于管理和跟蹤采購(gòu)過程中的各項(xiàng)物料。

2.信息化發(fā)展階段（20世紀(jì)90年代至21世紀(jì)10年代）

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，采購(gòu)管理流程開始從線下向線上轉(zhuǎn)移，標(biāo)志著采購(gòu)信息化轉(zhuǎn)型的開啟。企業(yè)紛紛引入ERP（企業(yè)資源計(jì)劃）系統(tǒng)或傳統(tǒng)的SRM（供應(yīng)商關(guān)系管理）系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)部采購(gòu)管理的信息化。此時(shí)，采購(gòu)人員通過郵件、微信等電子通訊工具與供應(yīng)商保持聯(lián)系，將采購(gòu)過程中的數(shù)據(jù)通過Excel等電子表格進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和錄入系統(tǒng)，極大地提高了采購(gòu)管理的效率和準(zhǔn)確性。

3.數(shù)字化深化階段（21世紀(jì)10年代以后）

進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代，采購(gòu)管理的流程進(jìn)一步拓展至企業(yè)外部，實(shí)現(xiàn)了與供應(yīng)商的在線高效協(xié)同。企業(yè)與供應(yīng)商之間的業(yè)務(wù)往來變得更加透明和高效，同時(shí)，在采購(gòu)管理的內(nèi)外過程中積累了大量的數(shù)據(jù)資產(chǎn)。企業(yè)開始利用數(shù)據(jù)分析、預(yù)測(cè)模型等先進(jìn)技術(shù)，深入挖掘采購(gòu)數(shù)據(jù)的價(jià)值，為采購(gòu)決策提供有力支持。這是當(dāng)前采購(gòu)數(shù)字化管理的主流發(fā)展趨勢(shì)，如協(xié)同型SRM、協(xié)同型SCM等系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，使得采購(gòu)管理變得更加智能、高效和精準(zhǔn)。這些系統(tǒng)不僅提升了采購(gòu)流程的自動(dòng)化程度，還增強(qiáng)了企業(yè)與供應(yīng)商之間的協(xié)同能力，推動(dòng)了采購(gòu)管理的全面升級(jí)。

一、采購(gòu)數(shù)字化管理背景

1. 內(nèi)因驅(qū)動(dòng)

近年來，企業(yè)面臨利潤(rùn)空間持續(xù)壓縮的挑戰(zhàn)，這促使企業(yè)必須從成本端尋求轉(zhuǎn)型突破。盡管在過往的數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，企業(yè)已在OA（辦公自動(dòng)化）、ERP（企業(yè)資源計(jì)劃）、精益生產(chǎn)、客戶管理等領(lǐng)域取得了顯著成果，但這些領(lǐng)域的進(jìn)一步降本增效空間已變得有限。相比之下，采購(gòu)管理作為成本管控的核心環(huán)節(jié)，起步較晚且潛力巨大，成為企業(yè)尋求新的降本增效途徑的關(guān)鍵領(lǐng)域。

此外，企業(yè)采購(gòu)環(huán)節(jié)涉及眾多參與主體和復(fù)雜的采購(gòu)品類，且直接關(guān)聯(lián)到企業(yè)的金錢成本支出。傳統(tǒng)的采購(gòu)方式，如通過微信、電話等私下溝通定價(jià)，不僅效率低下，而且流程難以監(jiān)控，容易滋生腐敗行為。在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下，企業(yè)迫切需要通過數(shù)字化轉(zhuǎn)型實(shí)現(xiàn)采購(gòu)流程的陽光透明，以提升采購(gòu)效率和降低采購(gòu)成本。

2. 外因助推

政策層面，政府近年來連續(xù)出臺(tái)多項(xiàng)政策，如整合建立統(tǒng)一的公共資源交易平臺(tái)、推進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)招標(biāo)采購(gòu)、積極推進(jìn)供應(yīng)鏈創(chuàng)新與應(yīng)用等，以推動(dòng)企業(yè)采購(gòu)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。這些政策的出臺(tái)為采購(gòu)數(shù)字化管理提供了有力的政策支持和保障。

技術(shù)層面，隨著采購(gòu)數(shù)字化管理技術(shù)的不斷成熟和升級(jí)，一體化的采購(gòu)數(shù)字化管理廠商迅速發(fā)展，能夠滿足企業(yè)的常規(guī)需求和個(gè)性化需求。這些技術(shù)的出現(xiàn)為采購(gòu)數(shù)字化管理提供了堅(jiān)實(shí)的技術(shù)基礎(chǔ)和支撐。

二、采購(gòu)數(shù)字化管理困境

1. 管理層意識(shí)不足

許多企業(yè)管理層尚未充分認(rèn)識(shí)到采購(gòu)數(shù)字化管理的重要性和戰(zhàn)略意義。特別是在中小企業(yè)中，由于采購(gòu)需求相對(duì)簡(jiǎn)單、供應(yīng)商數(shù)量較少以及數(shù)字化基礎(chǔ)薄弱等原因，管理層往往認(rèn)為通過簡(jiǎn)單的信息化工具就能滿足基本需求，從而忽視了體系化的數(shù)字化規(guī)劃。這種意識(shí)的缺乏導(dǎo)致采購(gòu)數(shù)字化管理難以得到有效推動(dòng)和實(shí)施。

2. 采購(gòu)流程缺乏監(jiān)督

傳統(tǒng)的采購(gòu)方式中，企業(yè)與供應(yīng)商之間常常通過微信、電話等私下溝通定價(jià)，導(dǎo)致采購(gòu)流程難以監(jiān)控和管理。這種缺乏有效監(jiān)督的環(huán)境容易滋生腐敗行為，如虛報(bào)價(jià)格、收受回扣等。這些腐敗行為不僅損害了企業(yè)的利益，還破壞了企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)秩序和聲譽(yù)。

3. 采購(gòu)流程冗長(zhǎng)復(fù)雜

企業(yè)采購(gòu)涵蓋了多個(gè)環(huán)節(jié)，如需求管理、尋源、訂單、合同、收貨、質(zhì)檢入庫、財(cái)務(wù)對(duì)賬、供應(yīng)商管理等。這些環(huán)節(jié)流程冗長(zhǎng)且復(fù)雜，審核環(huán)節(jié)眾多，工作量大。然而，許多企業(yè)缺乏統(tǒng)一的采購(gòu)管理平臺(tái)和完善的制度管理，導(dǎo)致采購(gòu)成本和管理費(fèi)用增加，需求規(guī)格不明確，檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)不清晰，供貨渠道不穩(wěn)定，交貨周期延長(zhǎng)等問題頻發(fā)。這些問題嚴(yán)重影響了企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率和競(jìng)爭(zhēng)力。

4. 供應(yīng)商關(guān)系管理缺乏體系化

企業(yè)對(duì)供應(yīng)商的管理缺乏規(guī)范性和系統(tǒng)性。一方面，沒有建立起完善的供應(yīng)商準(zhǔn)入、考核、評(píng)級(jí)和優(yōu)化淘汰機(jī)制；另一方面，對(duì)供應(yīng)商檔案的數(shù)據(jù)管理也不到位，更新不及時(shí)。這些問題導(dǎo)致企業(yè)難以確保穩(wěn)定的供應(yīng)來源和高效的協(xié)作效率。同時(shí)，大多數(shù)企業(yè)與供應(yīng)商的對(duì)接仍依賴于傳統(tǒng)方式，如電話、微信、紙質(zhì)單據(jù)等，這進(jìn)一步限制了采購(gòu)效率和協(xié)作效率的提升。